В каждом трудовом договоре должны быть указаны трудовые обязанности работника. Они подробно описываются в специальном разделе договора, который называется «Трудовые функции». Также трудовые обязанности могут быть указаны в должностных инструкциях, которые разрабатываются работодателем для каждой должности в организации.
Где прописываются трудовые обязанности?
- Трудовые функции в трудовом договоре:
- Трудовые функции подробно описываются в разделе договора, который называется «Трудовые функции» или «Трудовые обязанности».
- В этом разделе указываются конкретные действия, задачи и операции, которые работник обязан выполнять в своей должности.
- Трудовые функции должны быть четко сформулированы и представлять собой конкретные и измеримые действия.
- Должностные инструкции:
- Должностные инструкции разрабатываются работодателем для каждой должности в организации.
- Они являются более подробным описанием трудовых функций, указанных в трудовом договоре.
- Должностные инструкции содержат информацию о конкретных обязанностях, процедурах и стандартах работы для каждой должности.
Важно отметить, что трудовые функции и должностные обязанности могут быть изменены работодателем в соответствии с законодательством и интересами организации. В случае изменения или дополнения трудовых функций работодатель должен обеспечить согласование с работником и оформить изменения в письменной форме.
Функциональные обязанности
- Функциональные обязанности — это специфические задачи, выполняемые в рамках конкретной должности или профессии;
- Они могут быть определены квалификационными требованиями, нормативными документами, инструкциями по производственной деятельности, национальным кодексом и т.д;
- Функциональные обязанности необходимы для обеспечения полного и качественного выполнения должностных обязанностей;
- Они могут быть изменены, если происходят изменения в организации, правилах или законодательстве;
- Два и более лица, выполняемых одну работу при непосредственном контроле, должны иметь полные и точные информацию о своих функциональных обязанностях;
- Функциональные обязанности должны быть определены в договоре и/или журнале контроля за их выполнением;
- При выполнении функциональных обязанностей необходимо соблюдать правила бухгалтерской отчетности, производственной безопасности, охраны труда и т.д;
- Функциональные обязанности могут быть определены не только в Москве, но и в других регионах и странах;
- Порядок выполнения функциональных обязанностей должен быть четко определен и документирован;
- Какие-либо изменения в функциональных обязанностях должны происходить в соответствии с законодательством и ином нормативной документацией.
Что такое функциональные обязанности?
Начать рассмотрение того, чем точно отличаются функциональные обязанности от должностных обязанностей, необходимо с определения понятий. Для первой категории оно следующее – это определенные и строго очерченные направления деятельности работника. За них нельзя выходить без особого распоряжения начальника или непосредственного руководства. Выполняя все поставленные задачи, человек достигает высокой продуктивности, демонстрирует хорошие результаты, увеличивает показатели труда.
В основе деятельности любого сотрудника лежит стремление к достижению успехов и целей, которые важны и значимы для всей компании или коллектива. В этой связи можно назвать таковыми, например:
- Реализацию поручений руководящих структур.
- Выполнение существующего технического регламента (действия предполагают следование каждому алгоритму без нарушения последовательности).
- Осуществление операционного контроля.
Должностная инструкция — что это такое
Продолжить рассмотрение понятий, для того чтобы определить различие между ними, следует раскрытием понятия должностной инструкции. Она представляет собой особый документ, который определяет непосредственные (личные) обязанности сотрудника компании. Именно их он должен выполнять на занимаемой должности. Инструкция определяет полномочия и разъясняет ответственность, которая может настать, если будет зафиксировано нарушение. В ней перечислены права, требования, в том числе и к показателям квалификации. Указываются допустимые формы поощрения. Основной пример – премии за рабочий показатель.
Должностная инструкция составляется комплексно, а не на конкретного человека. Здесь в основе лежит должность и ее особенности. Подобные документы разрабатывают, составляют и согласовывают с юристами руководители компаний.
Зачем нужно различать функциональные и должностные обязанности?
Функциональные обязанности определяются непосредственно характером работы. Они связаны с конкретными функциями и ролями, которые должен выполнять сотрудник в рамках своей должности. Например, у бухгалтера функциональные обязанности могут включать ведение учетной документации, составление отчетов и участие в аудите.
Должностные обязанности, с другой стороны, связаны с позицией в иерархии организации и описывают, какие ответственности лежат на плечах сотрудника в рамках его должности. Они могут включать управленческие функции, принятие решений и координацию работы с подчиненными.
Важно различать функциональные и должностные обязанности, поскольку это позволяет более четко структурировать работу, определить роли и ответственность каждого сотрудника и обеспечить более эффективное взаимодействие внутри организации. Кроме того, различение этих двух видов обязанностей помогает четко определить требования к кандидатам при найме на конкретную должность.
| Функциональные обязанности | Должностные обязанности |
|---|---|
| Определяются характером работы | Связаны с позицией в иерархии |
| Описывают конкретные задачи | Определяют роли и ответственность |
| Устанавливают требования к кандидатам | Обеспечивают эффективное взаимодействие |
Итак, различие между функциональными и должностными обязанностями позволяет создать более эффективную структуру работы в организации и более точно регулировать роли и ответственность каждого сотрудника. Это помогает достичь лучших результатов и повысить производительность.
Менеджер – специалист широко профиля
Менеджер – руководитель, занимающий постоянную должность в организации, которая функционирует в рыночных условиях. Он наделён определёнными полномочиями в области принятия управленческих решений по вопросам подразделений или организации в целом. Менеджер является наёмной рабочей силой, привлечённой на конкретных условиях для осуществления деятельности. Главным ориентиром для него становится план и количество ресурсов, имеющихся в его распоряжении. Главные должностные обязанности менеджера заключаются в принятии решений и приложении усилий для их осуществления.
Пожалуй, сегодня самым востребованным является менеджер среднего звена — middle management. Сюда относится и менеджер по продажам, работе с клиентами, подбору персонала и множество других. Людям очень интересно, и в то же время непонятно, какие должностные и функциональные обязанности менеджера? Какие плюсы имеет эта профессия? И стоит ли её выбирать?
Как и когда пересматривать должностные обязанности в одностороннем порядке
Условия трудового договора работодатель вправе изменить и в одностороннем порядке, без получения согласия работника: подобное расширение круга обязанностей в Трудовом кодексе предусмотрено в статье 74. Но такая возможность имеется исключительно в связи с изменением организационных или технологических условий труда: при наличии доказательств, подтверждающих, что произошли изменения в технике, технологии, структуре компании, и при условии, что эти изменения не влекут изменения трудовой функции сотрудника. Компания-работодатель обязана уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца до введения таких изменений.
В соответствии с судебной практикой, необходимо подготовить убедительные доказательства организационных и технологических изменений у работодателя, и только затем начинать вести переговоры с работником. В любом случае трудовую функцию нельзя изменить в одностороннем порядке, но имея на руках неоспоримое подтверждение изменений, компания вправе внести необходимые ему правки и в трудовой договор, и в сопутствующие локальные акты.
Какой бы способ расширения должностных обязанностей ни применялся, процесс требует определенной подготовки, комплексного правового анализа имеющейся кадровой документации, пошагового грамотного ведения переговоров с работником и закрепления этих договоренностей в письменном виде в соответствии с действующим российским законодательством.
Сотрудник хотел оспорить увольнение и получить с компании деньги, но не было
Что случилось. Управляющий магазином плохо выполнял обязанности, и его решили уволить. Ущерб от плохой работы оценили в 3 млн рублей.
Сотрудник не согласился и подал иск в суд. Он требовал изменить формулировку причины увольнения, выплатить средний заработок за время вынужденного прогула и компенсацию морального вреда. В общем, требований — вагон.
Что нарушил сотрудник. Суд изучил все материалы дела, должностная инструкция там тоже была.
В обязанности управляющего входило: 70% рабочего времени находиться в торговом зале с персоналом, контролировать, как работники магазина выполняют свои обязанности, обеспечивать замены отсутствующих работников и т. д. Управляющий подписал договор о полной материальной ответственности.
В реальности оказалось, что большую часть рабочего времени управляющий сидел в офисе, за сотрудниками не следил и вообще пустил работу на самотек. А компании — ущерб.
Решение суда. Компания смогла доказать, что сотрудник нарушил должностную инструкцию, и суд встал на ее сторону. Все потому, что:
- В магазине были утверждены должностные инструкции.
- В должностной инструкции были четко прописаны должностные обязанности и ответственность.
- Сотрудники ознакомились с должностной инструкцией под роспись.
Что такое должностная инструкция
Должностная инструкция — это документ, который определяет обязанности работника компании на занимаемой должности, его полномочия, ответственность, права, требования к его квалификации и формы его поощрения. Стоит отметить, что инструкция пишется не на конкретного человека, а на должность, то есть она не именная.
Должностные инструкции разрабатывают и согласовывают с юристами (юридическим отделом) руководители отделов или их заместители. Также должностная инструкция может быть разработана кадровой службой. В таком случае их необходимо согласовывать с соответствующими подразделениями или должностными лицами, курирующими соответствующее направление организации.
Инструкция обязательно составляется в трех экземплярах: один экземпляр хранится в отделе кадров, второй — у руководителя отдела, третий — у работника. Совокупность должностных инструкций должна охватывать все функции отдела и равномерно распределять нагрузку между работниками с учетом их квалификации. Контроль обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.
Определение служебных (должностных) функций сотрудников
Статья посвящена теме создания эффективной организации с четкой функциональной структурой. Автор утверждает, что этому способствуют слаженные действия, которые в значительной мере достигаются благодаря формализации поведения членов команды, если определены и документально закреплены служебные (должностные, рабочие) функции. Служебная функция, или должностная функция, должна быть частью общеорганизационной цели.
Именно указанные служебные функции в качестве главного инструмента конкретизируют стратегию компании на всех уровнях. Решение этой задачи позволяет заложить огромный управленческий ресурс.
Создание эффективной организации с четко функционирующей структурой требует особого внимания к проектированию, или дизайну, индивидуальных должностных позиций. Известный американский исследователь в области менеджмента, исследователь организации, Генри Минцберг [1] отмечает, что одним из важных параметров дизайна должностных позиций является формализация поведения работников. Притом чем выше потребность в координации действий работников, тем выше должен быть уровень формализации поведения.
Например, для быстрого тушения пожара действия членов пожарной команды должны быть четко скоординированы и каждый должен знать: кто управляет машиной, кто подсоединяет рукав брандспойта к гидранту, кто поднимается по пожарной лестнице. Такая слаженность действий достигается в значительной степени благодаря формализации поведения членов этой команды.
Одним из основных средств формализации рабочего поведения сотрудников на всех уровнях организации является определение и документальное закрепление служебных (должностных, рабочих) функций.
Документы, в которых фиксируются служебные функции, могут называться по-разному: функциональные обязанности, должностные обязанности, функциональные задачи и т. п. Служебные функции руководителя часто фиксируются в положении о подразделении, которым он руководит. Они могут быть включены в должностную инструкцию, в которой, кроме функций, обычно фиксируются полномочия (права), ответственность, особенности взаимодействия с другими подразделениями, сотрудниками предприятия и его контрагентами, а также отдельные процедуры (процессы) деятельности. Кроме того, правильно сформулированные служебные функции могут быть включены в тексты трудовых контрактов с работниками.
По признанию многих специалистов, определение служебных функций является главным инструментом конкретизации стратегии компании на всех ее уровнях. Решение этой задачи содержит огромный управленческий ресурс, который, впрочем, на практике зачастую недооценивается. Типичным проявлением такой недооценки является следующая ситуация: должностные функции разработаны, педантично прописаны, подшиты в соответствующие папки и… забыты. Более того, по наблюдениям практиков [2], примерно треть руководителей обеспокоена бесполезностью значительных усилий, затраченных на написание этих текстов. Они даже не догадываются о возможностях повышения управляемости организации, которые содержит в себе разработка и внедрение должностных функций.
Вместе с тем без достаточно четко определенных функций невозможно создание действенных систем мотивации труда, контроля, оценки персонала. «Функции подразделений и работников — одна из самых емких и благодарных точек развития организации. Здесь более или менее грамотный руководитель видит огромные возможности для повышения управляемости организации, для ее интеграции. Но, кроме того, от этой точки идут очень чувствительные связи к изменению мотивации, организационной культуре, к нововведениям» [2]. Немецкие исследователи организации Гельмут Лаукс и Феликс Лирманн [3] также подчеркивают, что определение адекватных с точки зрения организации функций каждого отдельного сотрудника является одной из ее центральных проблем. Несогласованность функций, особенно управленческой вертикали, может стать причиной функционального кризиса организации [4].
В определении понятия служебной функции удобнее всего отталкиваться от понятия цели. Цель — это планируемый результат деятельности. Целью организации является то, чего она планирует достигнуть
в процессе своей деятельности за некоторый период. Так вот служебная функция, или должностная функция, есть та часть общеорганизационной цели, которая возлагается на конкретное подразделение или сотрудника. «…функция есть вклад подразделения и сотрудника в достижение целей фирмы», — пишет Аркадий Пригожин [2]. Эдуард Смирнов дает более расширенное определение данному понятию: «…функция — это совокупность действий, относительно однородных по некоторому признаку, направленных на достижение частной цели и подчиненных общей цели управления» [4].
Сейчас можно выделить как минимум три подхода к разработке служебных функций: описательный, продуктный и ролевой.
Описательный подход
В настоящее время в определении служебных функций чаще всего используется описательный подход. Он ориентирован на процессы, выступающие составляющими деятельности. Ключевые слова и обороты, которые используются в описании: «контролирует», «координирует», «информирует», «поддерживает», «оценивает», «ведет учет», «несет ответственность», «участвует», «содействует», «вносит предложения» и т. п., отражают эти процессы. Иными словами, описательный подход в определении служебных функций дает перечень действий, а не результат, к которому эти действия должны привести. Притом действия или задания, связанные с определенной должностью, формулируются, как правило, в достаточно общей форме. Более того, Г. Лаукс и Ф. Лирманн считают, что «более точное (детализированное) описание должностных обязанностей является невозможным/ ненужным, особенно тогда, когда эти обязанности плохо структурированы либо сильно варьируются во времени» [4]. Часто служебные функции здесь обозначаются как определенный участок работы.
Разработка и разделы должностных инструкций
При разработке должностных инструкций используется положение о структурном подразделении. Положение и должностные инструкции взаимосвязанные документы, так как обязанности каждого работника вытекают из задач и функций всей службы в целом.
Текст должностной инструкции должен полно и четко определить задачи, функции, обязанности работника. Нечеткое и неполное определение сферы деятельности каждого работника ведет к нестабильности работы самой службы и несогласованности действий отдельных работников. Как правило, такая обстановка способствует возникновению конфликтных ситуаций, вызванных неправильным представлением работника о своих обязанностях. Текст должностной инструкции излагается отдельными пунктами.
Функционал сотрудника – что это значит?
Также вы скорее всего слышали еще один очень похожий термин – “функционал работника”. Что же он означает? В первую очередь, важно отметить, что сам термин достаточно широкий. Он включает в себя сразу несколько определений, а именно прогнозируемый, идеальный и ожидаемый результаты деятельности сотрудника, который помогает в достижении цели компании.
Также функционалом работника можно назвать категорию или поле деятельности человека, которые обозначают весь смысл его основных действий на рабочем месте. Очень важно, чтобы работник понимал не только свои основные обязанности и что он должен делать на рабочем месте, но и то, для чего он все это делает. Ведь это поможет работнику лучше понимать суть работы и миссию всей организации, где он работает. Скорее всего это улучшит его мотивацию.
Если же у человека нет информации об актуальных трудовых целях компании, то он будет халатно относиться к своим обязанностям, ведь тогда повседневных труд превратится для него в рутину.
Отличие должностной инструкции от производственной
При составлении инструкций их часто делят на такие категории как должностная, и производственная. Какие именно отличия существуют между данными категориями? Давайте рассмотрим. В тех случаях, когда на работу нанимают специалистов или руководителей, то инструкции, которые для них разрабатываются, называются должностными. А если же речь идет о рабочих профессиях, то чаще всего, для такого вида работ утверждаются, непосредственно, производственные инструкции. Также иногда такие инструкции могут называться рабочими. Получается, что отличие рабочей и должностной инструкций состоит исключительно в категории работников, в отношении которых и будет разработана такая инструкция.
Важно отменить, что на данный момент такое деление является все же достаточно условным. Ведь и должностная, и рабочая инструкции должны давать работнику четкое понимание того, какую именно работу на этой должности ему в будущем предстоит выполнять.
Составление эффективных должностных обязанностей / основных функций / компетенций
При написании должностных инструкций одним из самых сложных разделов для написания является раздел «Должностные обязанности / основные функции / компетенции». Цель этого раздела — определить работу, которую необходимо выполнить в этой роли, и то, за что сотрудник на работе будет нести ответственность. Это также самая важная информация для других процессов управления талантами, поскольку она определяет критерии, которые следует использовать для оценки и развития.
Этот раздел часто оказывается чрезвычайно длинным и подробным списком задач, которые сложно поддерживать, но сотруднику еще сложнее запомнить и применить в своей повседневной работе. Кроме того, длинный список задач часто не очень удобен, когда приходит время создавать заявки на вакансии, оценивать производительность сотрудников, удовлетворять потребности в развитии, определять пути обучения или сравнивать должности для создания классификации / шкалы заработной платы.
Итак, как написать эффективные должностные обязанности, которые были бы полезными и управляемыми, при этом сохраняя все важные детали? Как вы гарантируете, что сотрудник четко знает, чего от него ждут и за что он несет ответственность?
Как д-р.Гордон Медлок, старший консультант по управлению талантами компании HRIZONS, объясняет, что существует три общих подхода к написанию должностных обязанностей, основных функций или профессиональных качеств. Они включают в себя создание:
- подробного списка задач,
- списка должностных обязанностей и связанных задач или
- списка профессиональных компетенций.
У каждого подхода есть свои достоинства и недостатки.
КАКОВЫ РАБОЧИЕ ОБЯЗАННОСТИ?
Должностные обязанности — это то, что организация использует для определения работы, которую необходимо выполнить в роли, и функций, за которые несет ответственность сотрудник.Должностные обязанности также включают информацию, наиболее важную для других процессов управления талантами, поскольку она определяет критерии, которые следует использовать для оценки и развития сотрудников.
ПОДРОБНЫЙ СПИСОК ЗАДАЧ
Подробный список задач, пожалуй, самый простой и более традиционный способ описания должностных обязанностей.
Чтобы создать список задач для работы, вы проходите типичный рабочий день и записываете выполняемые задачи.
Эффективная постановка задачи включает:
- Активный глагол
- Описание задачи
- Предполагаемый результат или результат
Вот пример списка задач для фельдшера:
(Источник: Job Описания и управление талантами: создание основы для организационного успеха , Гордон Медлок, HRIZONS, Конференция пользователей по галогенам 2011)
- Оказывает помощь в лечении по назначению врача под наблюдением врача или дипломированной медсестры.Выполняет избранные клинические обязанности.
- Опрашивает пациентов, измеряет показатели жизнедеятельности и записывает информацию в карты пациентов. Подготавливает процедурные кабинеты для обследования пациентов.
- Выполняет основные канцелярские обязанности, включая ответ на телефонные звонки, ведение записей и хранение файлов.
- Выполняет базовую функцию управления материальными потоками, включая заказ и складирование материалов. Помогает поддерживать чистоту и порядок.
- Обеспечивает покрытие для административного персонала офиса по мере необходимости, например, для получения результатов лабораторных исследований, регистрации образцов в аптечке, проверки лекарств с истекшим сроком годности, регистрации и ответа на телефонные звонки.
- Планирует тесты и процедуры для врачей и получает предварительную сертификацию / предварительное разрешение на эти тесты и процедуры в соответствии с требованиями страховой компании.
- Работает с персоналом центра для координации потока пациентов и обеспечения бесперебойной работы. Вытягивает карты пациентов.
- При необходимости, координируется с операционной, чтобы гарантировать, что хирургические операции пациента правильно размещены и все оборудование для процедур доступно.
- Позвонит в аптеки для пополнения рецептов под руководством врача и получит разрешения на рецепты и пополнение рецептов в соответствии с требованиями страховки.
- Подготавливает карты пациентов перед запланированными визитами с использованием необходимых форм и путем сбора соответствующей медицинской информации из электронных медицинских записей, а также из внешних медицинских офисов и центров тестирования. Подготавливает диаграммы в соответствии с индивидуальными предпочтениями каждого врача. Заполняет всю необходимую документацию, включая записи об иммунизации и журналы.
- Выполняет лабораторные процедуры. Точно заполняет и отправляет документы в соответствующую лабораторию на основании контрактов на управляемое медицинское обслуживание.
- Принимает и направляет пациентов.
- Точно и тщательно вводит данные календарного планирования. Всегда документирует не показы / отмены / дополнения. Точно и правильно вводит все демографические данные. Завершает страховую проверку для всех пациентов.
Хотя такой подход приводит к довольно исчерпывающему списку задач, он часто бывает слишком длинным и громоздким, чтобы его можно было использовать. И это не определяет и не отражает приоритета задач. Также сложно использовать этот список в заявках на вакансии, формах служебной аттестации или для определения подходящей деятельности по обучению и развитию.