Если вам нужно сформировать акт об оказании транспортных услуг, который вы прежде никогда не делали, посмотрите приведенный ниже пример, пояснения и комментарии к нему – с их учетом вы без особых проблем сделаете свой документ.
Что подписывают в общем случае
Практически все транспортные компании точно знают, что им делать. Обычно они сами сообщают заказчику, какая документация потребуется при перевозке грузов, чтобы в процессе не возникало проблем и сложностей. Официальный перечень для большинства типов товаров небольшой:
- товарно-транспортная накладная, подписанная на каждый элемент ассортимента в составе посылки, даже если их сотни видов;
- водительское удостоверение лица, которое будет за рулем, с соответствующей категорией;
- соглашение между грузоотправителем, получателем и фирмой, которая занимается доставкой;
- путевой лист.
Все, что указано выше, необходимо вне зависимости от того, какого сорта продукты или изделия перевозятся. Их нельзя заменить на другие документы на перевозимый груз или отказаться от их оформления.
Кроме того, дальнобойщик должен быть вписан в разрешение или доверенность, в соответствии с которой он имеет право управлять этим ТС. Важно, чтобы это было документально закреплено.
Давайте разберем некоторые из них подробнее.
Какие документы нужны для перевозки груза по России
В минимальный пакет входят документы, без которых заниматься транспортировкой грузов нельзя. Этот набор, находящийся у водителя, подтверждает грузоперевозку. Именно в таком порядке придется с ними взаимодействовать всем причастным к процессу: заказчику-грузоотправителю или диспетчеру:
- Договор грузоперевозки
- Заявка-договор
- Путевой лист
- ТН — Транспортная накладная
- ТНТ — Товаро-транспортная накладная, Счет-фактура, УПД (Универсальный Платежный Документ)
- Акт о доставке груза (выполнении заказа)
- Счет на оплату грузоперевозки
- Сопроводительная ведомость — контейнерная перевозка (Приложение № 9 Норматива ПП РФ №2200).
- Заказ-наряд (договор фрахтования) — поездка с экспедитором.
В п. 9 Новых Правил говорится о необходимости предоставления грузоперевозчиком, еще до заключения договора с грузоотправителем, Прейскуранта с указанием расценок на перевозку с условиями оказания услуг. Это своеобразное Коммерческое Предложение (КП), которое можно разослать кому угодно в поисках работы.
Диспетчера, как правило, его не запрашивают, поэтому инициатива исходит от самого перевозчика: ООО, ИП или физлица. Далее рассмотрим, каковы особенности приведенных в списке документов. На что следует обратить внимание, чтобы избежать критических ошибок. Дадим рекомендации опытных перевозчиков.
Договор фрахтования (чартера) занимает промежуточное место между договором перевозки и договором аренды транспорта. Заключают его при необходимости получить определенный объем вместимости транспортного средства (или весь его объем) на один или несколько рейсов. Гражданский кодекс только упоминает о таком виде транспортного договора (статья 787 ГК РФ), отсылая за регулирующими нормами к транспортным уставам и кодексам.
Чаще всего договор фрахтования заключается при перевозках воздушным или водным транспортом, но возможен и при перевозке груза автотранспортом (при условии, что груз перевозится в сопровождении представителя собственника груза, а учет перевозимых товарно-материальных ценностей не ведется).
В отличие от договора аренды транспорта фрахтователь не получает права временного владения и пользования транспортом, даже если зафрахтовано все судно или самолет. Фрахтовщик обязуется подать транспорт в оговоренное время в место погрузки груза и доставить его в место назначения. Погрузкой-выгрузкой груза занимается фрахтователь.
Транспортное средство (на примере водного транспорта) может быть зафрахтовано на определенное время и вместе с экипажем, так называемый тайм-чартер. Судно можно зафрахтовать и без экипажа (бербоут-чартер).
I. Обновление правил оформления путевых листов с 01.09.2023
С 1 сентября 2023 г. Минтранс уже второй раз за текущий год меняет правила оформления (формирования) путевых листов.
Главные нововведения для организаций и ИП, эксплуатирующих автотранспорт, таковы:
| Реквизиты путевого листа | Правила, действующие с 01.09.2023 | Норма Приказа Минтранса России от 28.09.2022 № 390 |
|---|---|---|
| Сведения о водителе | Помимо ФИО и данных о проведении обязательного предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медицинского осмотра следует указывать:
|
п. 6 Состава сведений путевого листа |
| Срок действия путевого листа | Уточнено, что допустимо:
|
п. 11 Порядка оформления (формирования) путевого листа с учетом п. 3 Состава сведений путевого листа |
| Данные о медосмотре | Больше не требуется указывать серию, номер, дату выдачи и срок окончания действия лицензии на проведение предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров. Это совершенно не означает, что лицензия становится не нужна. Предсменные, предрейсовые, послесменные, послерейсовые медицинские осмотры, медицинские осмотры в течение рабочего дня (смены) проводятся только медицинскими работниками, имеющими высшее и (или) среднее профессиональное медицинское образование, медицинской организации или иной организации, осуществляющей медицинскую деятельность, в том числе медицинским работником, состоящим в штате работодателя, при наличии лицензии на осуществление медицинской деятельности, предусматривающей выполнение работ (услуг) по медицинским осмотрам (предсменным, предрейсовым, послесменным, послерейсовым). |
п. 12 Порядка оформления (формирования) путевого листа с учетом п. 6 Приложения к приказу Минздрава России от 30.05.2023 № 266н |
| Медосмотр водителя (предсменный, предрейсовый, послесменный, послерейсовый) может проводиться дистанционно методами телемедицины с внесением результатов в путевой лист. Медицинские работники, проводящие такого рода медосмотры, должны соответствовать требованиям, предусмотренным Постановлением Правительства РФ № 866, а необходимые сведения о них должны быть внесены в Федеральный регистр медработников. |
п. 12 Порядка оформления (формирования) путевого листа с учетом п. 7 -9 Особенностей проведения медосмотров с использованием дистанционных технологий, утв. Постановлением Правительства РФ от 30.05.2023 № 866 | |
| Внесение изменений в данные путевого листа | Допускается внесение изменений в сведения о водителе (водителях) транспортного средства, а также о марках, моделях прицепов (полуприцепов) и их регистрационных номерах, в случае формирования электронного путевого листа. | п. 11 Порядка оформления (формирования) путевого листа |
Когда нужен электронный путевой лист
Электронный путевой лист — это документ, с помощью которого предприниматель контролирует работу водителя и транспортного средства. В листе описывают маршрут и техническое состояние машины, указывают информацию о проведённом медосмотре водителя и другие сведения. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга. Также с помощью электронных путевых листов компания подтверждает расходы, связанные с использованием транспортных средств:
- зарплату водителя;
- надбавки водителям за разъездной характер работы;
- затраты на топливо и запчасти;
- плату за парковку;
- компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.
Договор транспортной экспедиции как договор оказания услуг
Данная схема договорных отношений часто используется:
при оказании экспедитором услуг клиенту своими силами без привлечения сторонних организаций;
в случаях, когда экспедиторы, привлекая третьих лиц, не хотят предоставлять клиенту информацию о стоимости услуг третьих лиц и о размере своего вознаграждения или раскрывать иную коммерческую тайну Ситуация (1-2).
Необходимо обратить внимание, что само по себе привлечение экспедитором третьих лиц не может свидетельствовать о посредническом характере его деятельности. При указанной схеме цена договора определяется в виде единой стоимости услуг экспедитора, клиент не компенсирует ему затраты, понесенные в интересах клиента, экспедитор не представляет отчет.
Какие документы необходимо иметь при доставке товара?
Осуществляя реализацию товара, продавец обязан выставить в адрес покупателя:
- счет-фактуру (исключение — применение спецрежима);
- товарную накладную по форме ТОРГ-12;
- прочие товарно-транспортные документы — товарно-транспортную накладную (ТТН) и транспортную накладную (ТН).
ТОРГ-12 является первичным документом, составленным продавцом в 2 экземплярах (один — для себя, другой — для покупателя). Он содержит информацию о реализуемых матценностях и является подтверждением перехода права собственности на них от продавца к покупателю.
ТН (приложение 4 к постановлению Правительства РФ от 15.04.2011 № 272) фиксирует стоимость услуг перевозки, т. е. сумму транспортных расходов. В ней указывается информация:
- о сторонах сделки;
- перевозимых ТМЦ;
- дополнительных документах;
- транспортном средстве, осуществляющем доставку;
- пункте и дате погрузки/разгрузки товара;
- дате доставки груза;
- прочие данные.
При этом ТН не является документом, на основании которого можно оприходовать товар, а служит первичным документом для обоснования транспортных расходов.
Отметки о медосмотре в путевом листе
Много споров относительно того, может ли отсутствие в путевом листе отметки о предрейсовом медосмотре послужить законным основанием для снятия расходов. Здесь сразу отметим, что нужно отталкиваться от того, в каких случаях законодательство обязывает проходить лиц, управляющих автомобилем, такие медосмотры.
Исходя из совокупности положений п. 1 ст. 20 и п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» следует, что требования о проведении обязательных медосмотров распространяются на водителей транспортных средств. В первую очередь это непосредственно сотрудники, принятые на работу на должности «водитель». Во вторую очередь это все те, чья работа связана с постоянными разъездами на служебном автомобиле. Как показывает практика, суды приравнивают к водителям тех сотрудников, чья работа была связана с постоянными разъездами на служебном автомобиле, например, торговых представителей (постановление Верховного суда от 19.12.2016 № 18-АД16-173). Полагаем, данный вывод можно распространить на курьеров и экспедиторов, которые доставляют товары на служебном транспорте.
Бывают еще и послерейсовые медосмотры, отметки о проведении которых тоже указаны в составе обязательных реквизитов путевого листа. Такие медосмотры нужно проводить только в том случае, если работа водителя связана с перевозками пассажиров или опасных грузов (п. 3 ст. 23 Закона № 196-ФЗ). Соответственно, в случае, если автомобиль используется для управленческих нужд или для перевозки грузов, не относящихся к опасным, послерейсовые медосмотры водителей проводить нет необходимости.
Отсутствие отметки о медосмотре (если она обязательна) при налоговой проверке может повлечь за собой снятие расходов на ГСМ и, как следствие, доначисление налога. Таких примеров в судебной практике немало.
Также расходы могут снять, если отметку о медосмотре проставляло лицо, которое не может в силу законодательства проводить медосмотры. Отметим, что медосмотры водителей вправе проводить только медработники или медучреждения, имеющие соответствующую лицензию.
Образец акта оказания транспортных услуг 2024 года
Акт оказания транспортных услуг является важным документом, подтверждающим факт выполнения перевозки груза или пассажиров. В нем указываются основные детали и условия оказания транспортных услуг, а также результаты выполненных работ.
В акте об оказании транспортных услуг должны быть указаны следующие сведения: наименование и реквизиты организации-исполнителя, наименование и реквизиты организации-заказчика, дата выполнения услуги, описание услуги, количество и тип перевезенного груза или количество пассажиров, стоимость услуги, подписи и печати сторон.
В акте также может быть указана информация о маршруте, использованных транспортных средствах, дополнительных услугах и возможных дополнительных расходах. Все эти детали помогают установить полную и достоверную информацию о выполненной работе и услугах.
Что еще может потребоваться
Не всегда все ограничивается основными бумагами. Иногда условия меняются и тогда становится важной другая документация:
- паспорт на ТС, бланки, подтверждающие своевременный техосмотр;
- если за рулем не владелец автомобиля, то лучше захватить договор, на основании которого он занимается доставкой;
- накладная — когда в ТТН есть не вся информация о том, что находится внутри;
- если везут что-то съедобное, то рекомендуется иметь санпаспорт;
- ветпаспорт — если транспортируют живых животных, мясо, субпродукты;
- для легальной перевозки спиртосодержащих изделий потребуют соответствующие лицензии и справки;
- договор, в соответствии с которым произошла фактическая отгрузка;
- подтверждение обязательного страхования владельца ТС;
- сертификат, который подтверждает приемлемое качество изделий;
- если все движется в рефрижераторе, то понадобится информация о том, как поддерживается и отслеживается температура в кузове.
Осталось понять, какие документы нужны на провоз груза. В каждом конкретном случае могут появиться и другие бумаги, которые также необходимо своевременно оформлять и брать с собой в путь. Иногда без них ответственные лица подвергаются штрафу за несоблюдение законов, потому что в изготовлении части видов продукции есть свои особенности. А иногда это заканчивается выяснениями с компетентными органами. Поэтому перед первой транспортировкой стоит проконсультироваться у юристов, что еще может понадобиться, если автомобиль остановят с проверкой.
А теперь предлагаем разобрать часть указанных выше пунктов подробнее, чтобы разобраться, как они должны выглядеть.
Порядок налогообложения транспортных услуг по международной перевозке Когда услуги по перевозке не облагаются НДС
Согласно пп.1 п.1 ст.146 НК РФ объектом обложения НДС признается реализация товаров (работ, услуг) только на территории Российской Федерации. Следовательно, если местом реализации услуг не будет признана Россия, такие услуги вообще не должны облагаться НДС. Значит, по общему правилу, для определения места реализации услуг по транспортировке следует обратиться к нормам ст.148 НК РФ.
Указанная статья устанавливает порядок определения места реализации работ (услуг), при этом местом реализации работ (услуг) будет признаваться территория РФ:
- согласно пп.1 — 3 п.1, если выполнение отдельных работ (услуг) связано с имуществом, находящимся на территории РФ;
- согласно пп.4 п.1, если выполняются отдельные работы (услуги) для покупателя, находящегося на территории РФ;
- согласно пп.5 п.1 и п.2, когда деятельность организации или индивидуального предпринимателя, которые выполняют работы (оказывают услуги), осуществляется на территории Российской Федерации (за исключением выполнения работ (оказания услуг), предусмотренных пп.1 — 4 ст.148 НК РФ).
В п.2 ст.148 НК РФ указано на то, что местом осуществления деятельности организации или индивидуального предпринимателя, выполняющих работы (оказывающих услуги), не предусмотренные пп.1 — 4 п.1 указанной статьи, считается территория Российской Федерации в случае фактического присутствия этой организации или индивидуального предпринимателя на территории Российской Федерации на основе государственной регистрации, а при ее отсутствии — на основании места, указанного в учредительных документах организации, места управления организацией, места нахождения постоянно действующего исполнительного органа организации, места нахождения постоянного представительства в Российской Федерации (если работы выполнены (услуги оказаны) через это постоянное представительство) либо места жительства индивидуального предпринимателя.
Порядок налогообложения услуг по ремонту транспортных средств
Сразу отметим, что действие пп.1 п.1 ст.148 НК РФ о признании территории РФ местом реализации, если выполняемые ремонтные работы (оказываемые услуги) связаны непосредственно с недвижимым имуществом, находящимся на территории РФ, не распространяется на воздушные, морские суда и суда внутреннего плавания. Это прямо указано в данной статье. А вот при осуществлении ремонта транспортных средств, относящихся к движимому имуществу, следует руководствоваться пп.2 п.1 ст.148 НК РФ, которым предусмотрено, что местом реализации услуг будет территория РФ, если движимое имущество находится на ее территории.
По месту нахождения покупателя следует определять место реализации для целей налогообложения (пп.4 п.1 ст.148 НК РФ) при:
- оказании услуг непосредственно в российских аэропортах и воздушном пространстве Российской Федерации по обслуживанию воздушных судов, включая аэронавигационное обслуживание;
- выполнении работ (оказании услуг, включая услуги по ремонту) по обслуживанию морских судов и судов внутреннего плавания в период стоянки в портах.
Дополнительная информация по применению указанного пункта в отношении перечисленных работ (услуг) имеется в Письме МНС России от 22.05.2001 N ВГ-6-03/411.
Лицензия на транспортные услуги
ООО, оказывающее транспортные услуги, должно обладать специальной лицензией на осуществление данных видов деятельности.
Согласно Федеральному закону № 259-ФЗ «Об автомобильном транспорте» от 08 ноября 2007 года, ООО обязано получить лицензию на осуществление транспортной деятельности. Для этого необходимо обратиться в Министерство транспорта Российской Федерации или в соответствующее территориальное подразделение федерального органа исполнительной власти.
Процедура получения лицензии включает следующие этапы:
1. Подача заявления о выдаче лицензии. В заявлении необходимо указать основные сведения о компании, объем предлагаемых транспортных услуг, а также предоставить необходимые документы, подтверждающие право на оборот транспортных средств.
2. Проведение проверки соответствия. После подачи заявления, организация будет проверена на соответствие требованиям законодательства и правилам транспортной деятельности. В ходе проверки могут быть проведены аудиты оборота и использования транспортных средств, а также проверена квалификация сотрудников.
3. Уплата государственной пошлины. Для получения лицензии необходимо уплатить государственную пошлину в соответствии с установленными тарифами и правилами.
4. Выдача лицензии. После успешного прохождения всех этапов проверки, ООО получает лицензию на транспортные услуги. Лицензия имеет определенный срок действия и должна быть расположена в видимом месте на транспортном средстве.
Важно отметить, что при нарушении требований лицензии или законодательства, лицензия может быть аннулирована или приостановлена, а также могут применяться административные и уголовные санкции в отношении ООО и его руководителя.
Согласно п. 6 Правил перевозка груза осуществляется на основании договора перевозки груза, который может заключаться посредством принятия перевозчиком к исполнению заказа, а при наличии договора об организации перевозки груза — заявки грузоотправителя. Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной, составленной грузоотправителем (если иное не предусмотрено договором перевозки груза) по форме согласно Приложению N 4.
Таким образом, оформление транспортной накладной по установленной форме необходимо налогоплательщику для подтверждения факта заключения договора перевозки груза. Указанное подтверждается Письмами Минфина России от 23.04.2013 N 03-03-06/1/14014, от 30.04.2013 N 03-03-06/1/15213, от 20.07.2015 N 03-03-06/1/41407.
Форма и порядок заполнения транспортной накладной установлены Правилами.
По правилам транспортная накладная составляется в трех экземплярах (оригиналах) для каждого участника перевозки — грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика (Пункт 9 Правил). Вы можете договориться с перевозчиком, что когда он выставляет вам счет на оплату услуг по доставке товара, то в подтверждение того, что услуга выполнена, он будет прикладывать ксерокопию своего экземпляра транспортной накладной (с отметками покупателя о приемке груза).
Или вы можете составлять четыре экземпляра транспортной накладной, отдавать водителю три экземпляра накладной, один из которых и вернется к вам с оригинальной печатью и подписью покупателя. То есть документооборот будет такой же, как и при составлении товарно-транспортной накладной (формы N 1-Т) (Пункт 2 Указаний по заполнению товарно-транспортной накладной, утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78).