Приказ об изменениях в Федеральные авиационные правила «Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей» и Правила проведения предполетного и послеполетного досмотров направлен в Минюст для регистрации.
Представьте, работник направляется в однодневную командировку по России. Суточные ему при этом выплачивать не положено. Такой вывод из положений п. 11 Положения № 749 давно сделали Президиум ВАС РФ (Постановление от 11.09.2012 № 4357/12 по делу № А27-2997/2011) и Минфин России (Письма от 09.09.2021 № 03-04-05/73114, от 17.05.2018 № 03-15-06/33309, от 02.09.2015 № 03-04-06/50607, от 26.05.2015 № 03-03-06/30062 и др.).
С какой целью вообще выплачиваются суточные? По сути, они никак не связаны с выполнением служебного задания и позиционируются ст. 168 ТК РФ как дополнительные расходы, связанные с проживанием сотрудника вне места постоянного жительства. Т. е., это расходы на личные нужды работника, оказавшегося вдали от дома и заполненного холодильника. Бухгалтер ценит, что расходы в пределах суточных не нужно подтверждать документально.
Но если суточных при однодневной поездке работнику не причитается, а работодатель все равно считает нужным оплатить ему хотя бы питание, куда же приписать такие расходы?
Минфин не отрицает, что перечень расходов, связанных с командировками, в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ и с учетом ст. 168 ТК РФ открытый, т. е., учесть можно любые расходы, которые предусмотрены локальным нормативным актом, понесены с согласия или ведома работодателя и связаны с выполнением служебного задания.
А как с выполнением служебного задания связано питание работника за счет работодателя в однодневной командировке? Да, в общем-то, обычно никак. Нужно обратить внимание на Письма Минфина России от 03.11.2020 № 03-03-06/1/95840, от 09.09.2021 № 03-04-05/73114, где ведомство приходит к выводу, что если организация оплачивает за командированного на день работника питание именно в интересах последнего, а не в интересах организации, то такие квазисуточные нельзя ни включить в расходы, ни освободить от НДФЛ и страховых взносов. Вместе с тем, если это, например, был деловой обед (завтрак и т.п.), расходы на который документально подтверждены, возможно учесть затраты в составе представительских – ведь тогда это уже траты не в интересах работника, а на нужды работодателя. Главное тут – не принять эти расходы за суточные и озаботиться их документированием, от чего в случае с суточными мы избавлены.
Учет авиабилетов в бухгалтерском учете
Отражение в учете расходов на покупку сотрудниками авиабилетов возможно в том случае, если к авансовому отчету прикладываются такие документы:
- авиабилет, при покупке которого был выдан чек, либо маршрутная квитанция, в которой отражаются все данные о поездке, включая стоимость перелета;
- посадочный талон, в котором отражены данные о пассажире, даты вылета и прилета, а также информация о посадочном месте.
Электронные билеты отражаются на субсчете 50.3. В затраты данная сумму списывается после того, как утвержден авансовый отчет. Рассмотрим подробнее на примерах.
Пример 1: Компания по безналу оплатила за электронный авиабилет для работника, направляемого в командировку. Стоимость билета составила 10 000 рублей. В бухгалтерском учете будут следующие операции:
| Хозяйственная операция | Д | К |
| Оплата электронного билета на сумму 10 000 рублей | 60 | 51 |
| Поступление электронной маршрутной квитанции | 50.3 | 60 |
| Работнику выдана маршрутная квитанция | 71 | 50.3 |
| По возвращении сотрудник представил авансовый отчет и затраты были признаны в учете | 26 | 71 |
Бухгалтерские проводки
Учет электронных билетов на бухгалтерских счетах зависит от способа их приобретения. Купить билеты может сама организация либо ее сотрудник на подотчетные деньги.
В небольших компаниях обязанность по приобретению билетов чаще всего ложится на плечи подотчетного лица. Тогда электронные билеты прилагаются к авансовому отчету. Стоимость билета сразу списывается на расходы.
Дебет 20 (26, 44) Кредит 71 — списана стоимость билета.
Если в билете самостоятельной строчкой выделен НДС, дополнительно нужно сделать проводки:
Дебет 19 Кредит 71 — начислен НДС со стоимости билета;
Дебет 68 Кредит 19 — налог принят к вычету.
Если электронные билеты покупает организация, то их нужно учитывать как денежные документы на счете 50-3. Билеты приходуются в кассу предприятия общей суммой без выделения НДС. Если перевозчик берет дополнительную плату за оформление билетов, затраты можно списать на основании выданной квитанции.
Дебет 50-3 Кредит 60 (76) — поступил билет в кассу предприятия;
Дебет 20 (26, 44) Кредит 60 (76) — отражен сбор за оформление билета;
Дебет 19 Кредит 60 (76) — отражен НДС по сбору;
Дебет 68 Кредит 19 — НДС принят к вычету;
Дебет 71 Кредит 50-3 — из кассы подотчетному лицу выдан билет;
Дебет 20 (26, 44) Кредит 71 — списана стоимость билета в момент утверждения авансового отчета.
Порядок действий при утере посадочного талона
Сотрудник должен подать авансовый отчет с посадочным талоном не позднее чем через три дня после прибытия (для удаленного работника – не позднее 15 дней). Иногда талон теряется, приходит в негодность, случайно выбрасывается, либо же информация становится нечитабельной. Возникает вопрос, что делать, если потерял посадочный талон?
В этом случае, сотрудник должен лично обратиться в службу поддержки авиакомпании, которой совершался перелет. Специалисты выдадут соответствующую справку со штампом, в которой будут продублированы данные талона и билета. Данная услуга является платной, и работодатель сам решает, кто будет ее оплачивать (чаще всего, работник, так как именно он виновен в потере документа).
Из чего складывается стоимость авиабилетов
Стоимость авиабилета складывается из таких составляющих:
- Тариф. Это непосредственная стоимость авиаперевозки (например, по маршруту Москва-Варшава с питанием на борту). Именно эту сумму получает авиакомпания за предоставление услуг по перевозке. Тарифы в общем случае различаются на эконом-класс, первого класса и бизнес-класса. Тарифы устанавливаются на усмотрение перевозчика и по одному и тому же маршруту могут существенно варьироваться у разных авиакомпаний. Они зависят от комплекса факторов: ценовой политики перевозчика, уровня конкуренции на данном направлении, сезонности, наполняемости рейсов и пр. Тарифы не зависят от места приобретения билета, даты вылета, количества пассажиров. При этом авиакомпания может изменить тарифы по своему усмотрению, а также они подвержены влиянию валютных колебаний (на международные рейсы).
- Сервисный сбор.
- Сборы аэропорта, топливные сборы, местные налоги и пр.
Изначально при покупке билета покупателю кажется стоимость низкой, так как в нее включена лишь тарифная часть, и только в конце он может увидеть полную стоимость авиабилета со всеми сборами и наценками.
Учет билетов на ж/д перевозки в бухучете
Подтверждением факта приобретения электронного билета является контрольный купон. Он содержит в себе все реквизиты о пассажире, транспорте, а также поездке. Данный бланк относят к БСО. В том случае, если билеты утеряны, возместить понесенные работником затраты можно по дубликатам документов. Если билет и иные подтверждающие документы составлены на иностранном языке, то потребуется сделать перевод на русский язык основных реквизитов. В случае приобретения работником билетов самостоятельно, за наличные, проводки будут следующими:
| Хозяйственная операция | Д | К |
| Из кассы работнику выданы деньги на покупку ж/д билета | 71 | 50 |
| На основании авансового отчете, представленного работником, затраты признаны в учете | 26 | 71 |
Заполняем авансовый отчет по командировке
Если командировка запланирована заранее и входит в план командировок, сотрудник может написать заявление на получение аванса на служебные расходы. В их число входит проживание, проезд к месту командировки и обратно, питание. Именно об этих тратах, он должен отчитаться при прибытии обратно на рабочее место.
Составив отчет о командировке, в заключение указывается итоговая сумма израсходованных средств. Если сумма больше выданного аванса, бухгалтерия должна перечислить разницу. При меньших затратах сотрудник должен внести денежные средства в кассу.
Авансовый отчет — один из документов, составление которого четко регламентируется законом. Он составляется командированным сотрудником в качестве подтверждения всех понесенных расходов в служебной поездке.
Вместе с ним в бухгалтерию должны быть предоставлены оригиналы документов на расходы. В общих чертах авансовый отчет представляет собой документ, в котором перечислен список командировочных расходов.
Сдать авансовый отчет по командировке следует в течение трех рабочих дней с момента завершения командировки. Например, если сотрудник вернулся из поездки 02.07.2018, то отчитаться за аванс он должен не позднее 05.07.2018.
ВАЖНО!
Если работник заболел, например, в день возвращения либо на следующие сутки, сотруднику был выписан больничный лист, то в таком случае он должен отчитаться в течение 3 рабочих дней с момента, когда листок нетрудоспособности будет закрыт официально.
В тот же срок работник должен вернуть излишки, которые не подтверждены официальными документами. Если специалист отказывается возвращать излишне полученные деньги, то можно оформить удержание из заработной платы. Как это сделать, читайте в отдельном материале: «Как удержать из зарплаты подотчетную сумму».
Порядок выплаты суточных работникам
После того как работодатель определит, какой размер суточных в командировке положен сотруднику, проводится оформление соответствующей документации.
Общий порядок возмещения командировочных расходов:
- информирование работника о предоставлении лимита и необходимости документального фиксирования затрат;
- отправка сотрудника в поездку;
- по возвращении на рабочее место сотрудник должен предоставить руководству доказательства затрат в виде чеков и билетов;
- производится расчет размера суточных в командировке (количество дней, проведенных вне основного рабочего места, умножают на установленный лимит);
- сотрудник получает компенсацию затрат вместе с заработной платой.
Важно! В зависимости от организации, порядок получения суточных варьируется: сроки и объем выплат, требования к документации.
В обязанности организации входит возмещение работникам денежных средств согласно статье 168 ТК РФ не только за каждый день пребывания в поездке, но и за выходные, праздничные дни. Выплачивается компенсация сотрудникам за время пребывания в пути, включая непредвиденные остановки.
Как отразить покупку авиабилетов в авансовом отчете?
Стандартно для оправдания расходов по командировке сотрудник прикладывает к авансовому отчету оригиналы всех проездных документов. Если авиабилет приобретается в кассе, то прикладывается его бумажная версия, если онлайн — электронная, а именно маршрутная квитанция (об этом в части ниже). В любом из вариантов билет должен подтверждать договор между пассажиром и перевозчиком, имея все необходимые реквизиты:
- собственный уникальный номер;
- дату оформления;
- информацию о пассажире;
- данные о перевозчике;
- номер рейса;
- время и дату отправления;
- стоимость;
- пункт отправления.
Зачастую компании покупают и предоставляют билеты командированному сотруднику заранее, поэтому в авансовом отчете они проводятся как аванс — в блок по авансам / перерасходам вносится стоимость проездного документа с НДС и сумма выданного под отчет аванса.
Отметим, что информация о билетах отражается не только на первой, но и на второй странице авансового отчета, где обязательно указываются их реквизиты и стоимость.
Как учесть электронный билет в авансовом отчете
Оплата через интернет товаров и слуг все больше входит в нашу повседневную жизнь. Никого сейчас не удивить онлайн-заказами пиццы или суши на дом, «заморских» дешевых товаров, оплатой по карте телефона и коммунальных услуг и т.д. Не остались в стороне и электронные билеты.
Теперь вовсе не обязательно ехать через весь город на вокзал и простаивать в духоте часовые очереди. Всего 5-10 минут времени, интернет, банковская карта – и билета на самолет или поезд у вас в кармане. Вернее – на электронной почте. Организации также с удовольствием пользуются новшествами, оплачивая билеты напрямую с расчетного счета.
Однако, несмотря на всю простоту подобных покупок, есть несколько правил, которые следует помнить бухгалтеру, занося электронный билет в авансовый отчет сотрудника, делая бухгалтерские проводки и принимая к вычету НДС. Что такое электронный билет, какие документы нужны для признания расходов и как грамотно составить авансовый отчет, мы обсудим в данной статье.
В каких форматах указывать даты
При заполнении авансового отчета по авиабилетам необходимо правильно указывать даты, чтобы избежать ошибок и упростить процесс обработки документов. В формате даты можно использовать либо цифровой формат (дд.мм.гггг), либо текстовый формат (день недели, число, месяц, год).
Цифровой формат (дд.мм.гггг) является наиболее распространенным и удобным для использования. Он позволяет четко и однозначно указать дату в формате день-месяц-год. Например, 31.12.2022.
Текстовый формат (название дня недели, число, название месяца, год) также допустим при указании даты в авансовом отчете. В этом случае дата может быть записана, например, как «пятница, 31 декабря 2022 года». Текстовый формат может быть полезен в случаях, когда необходимо указать дополнительную информацию о дне недели или месяце.
При выборе формата даты рекомендуется придерживаться единого стандарта внутри организации или команды, чтобы избежать путаницы и ошибок при обработке документов. Также следует учитывать требования и правила, установленные работодателем или финансовыми органами, с которыми ведется взаимодействие.
Трудный путь авансового отчета
Для начала разберемся, с какой целью создаются авансовые отчеты.
Сотруднику, который вернулся из командировки или купил канцтовары для нужд компании, важно, чтобы работодатель возместил ему все расходы. Для этого необходимо сформировать авансовый отчет, прикрепить к нему подтверждающие документы, дойти до руководителя и проставить его визу (руководитель же должен подтвердить целевое расходование денежных средств), затем как-то доставить (лично либо путем пересылки по почте) все эти бумажки в бухгалтерию.
Поскольку бухгалтерия работодателя заинтересована в том, чтобы расходы были подтверждены документами должным образом, она обязательно проверит правильность оформления документов и в случае чего может вернуть авансовый отчет на доработку. Если это произойдет, сотруднику придется вновь идти в бухгалтерию либо дожидаться доставки документов по почте, при этом нет 100% гарантии, что документы не потеряются в пути.
Процесс оформления и согласования авансовых отчетов получается длительным и трудоемким. Можно ли как-то его упростить, облегчив жизнь и сотруднику, и работникам бухгалтерии? Единственный вариант — максимальная автоматизация процесса.