Ведением кадровой документации в небольших организациях занимается бухгалтер либо руководитель компании. Единого перечня обязательных кадровых документов законодательством РФ не предусмотрено, однако необходимость ведения конкретных документов существует в связи с тем, что контролирующие ведомства при проверке могут запросить необходимую им информацию.
Трудовая книжка — основной кадровый документ, который подтверждает стаж работника. Вести её обязаны все работодатели. Ведением трудовых книжек занимается руководитель компании, либо назначенное приказом руководителя ответственное лицо.
С 1 января 2021 года сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые, заводят электронные трудовые книжки, поэтому никакой платы за неё не взимается. Сотрудники с бумажными трудовыми могут перейти на электронные в любой момент (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ).
Проверкой наличия трудовых книжек и порядка их ведения занимаются Государственная инспекция труда и Социальный фонд России. При обнаружении нарушений (нарушение сроков выдачи, некорректное заполнение) работодатель несёт материальную ответственность.
Если трудовые книжки сотрудников ведутся в бумажной форме, работодатель обязан также вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Это требование не распространяется на те компании, которые перешли на ЭТК полностью.
Если трудовая ведётся в электронном виде, работодатель выдаёт увольняющемуся справку по форме СТД-Р. Факт выдачи такой справки в книге учёта трудовых книжек отражать не нужно, однако для этих целей рекомендуется завести журнал учёта для форм СТД-Р.
Компания может выбрать способ перехода на КЭДО:
-
воспользоваться бесплатной цифровой платформой «Работа в России» с частичной функциональностью и возможностью подписывать документы простой электронной подписью с подтвержденной учетной записью на Госуслугах;
-
развернуть специализированное решение с более широкой функциональностью.
Так, на рынке есть несколько готовых решений, поддерживающих весь кадровый документооборот в цифровом формате. В них есть личный кабинет с распределенными ролями, рабочий модуль для маршрутизации документов и заявлений, их подписания всеми доступными для конкретного сотрудника способами. Сервисы КЭДО интегрированы с удостоверяющими центрами и предоставляют возможность управлять электронными подписями, включая их выпуск и отзыв.
Процесс интеграции включает следующие шаги:
-
Предварительное тестирование системы КЭДО на предмет ее безопасности, готовности шаблонов документов, сервиса выпуска электронной подписи, удобства интерфейса и согласованности маршрутизации;
-
Настройка интеграции с переносом данных в информационную систему и ЭДО предприятия;
-
Подготовка электронных кадровых документов и нормативных актов предприятия с обязательным ознакомлением сотрудников и получением от них согласия в письменном виде;
-
Настройка доступа и авторизации сотрудников в личном кабинете с получением электронной подписи;
-
Обучение и инструктаж сотрудников отдела кадров для работы с КЭДО.
Учредительный договор является основным документом для регистрации ООО. В нем прописываются основные условия и правила функционирования компании, а также указываются ее участники и размеры вкладов каждого из них.
Протокол решения учредителей является дополнением к учредительному договору и содержит информацию о результате собрания учредителей, на котором было принято решение о создании ООО. В протоколе указываются участники собрания, принявшие решения, и суть самих решений.
Заявление на государственную регистрацию является основным документом, который подается в налоговую службу для регистрации ООО. В заявлении указывается информация о компании, ее участниках и деятельности.
Устав ООО определяет права и обязанности участников компании, порядок принятия решений и другие важные аспекты функционирования ООО. Устав должен содержать все необходимые законодательные требования и быть согласованным с учредителями.
Протокол назначения руководителя является важным документом, который подтверждает назначение генерального директора или другого руководителя компании. В протоколе указывается ФИО руководителя, его должность и полномочия.
Трудовой договор с руководителем также является неотъемлемой частью кадровых документов для регистрации ООО. В нем прописываются условия работы руководителя, его должностные обязанности, заработная плата и другие важные моменты.
Важно помнить, что для успешной регистрации ООО все кадровые документы должны быть составлены правильно и соответствовать требованиям законодательства. При подготовке документов рекомендуется обратиться к квалифицированному специалисту или юристу, чтобы избежать возможных ошибок и проблем в будущем.
Документы в 2024 году
В 2024 году важность правильного оформления и хранения кадровых документов для ООО будет оставаться на высоком уровне. В условиях растущего внимания к правам сотрудников и усиления контроля со стороны государства, компании все чаще сталкиваются с потребностью в соответствии с законодательной базой.
Важность документов для ООО в 2024 году связана с необходимостью обеспечить прозрачность и законность деятельности компании, защитить интересы сотрудников и предотвратить возможные негативные последствия в случае проверки со стороны контролирующих органов.
В перечень кадровых документов для ООО в 2024 году входят:
- Трудовые договоры — оформляются с каждым сотрудником и содержат важную информацию о трудовых отношениях, правах и обязанностях сторон.
- Приказы о приеме и увольнении — необходимы для оформления поступления и увольнения сотрудников, а также установления оснований для возможных изменений в трудовом договоре.
- Табель учета рабочего времени — представляет собой документ, в котором фиксируется отработанное каждым сотрудником рабочее время и используется для расчета заработной платы.
- Личные дела сотрудников — содержат полную информацию о каждом сотруднике, включая копии документов, подтверждающих его квалификацию, образование и медицинское состояние.
Эффективное ведение и хранение кадровых документов обеспечивает основу для успешного управления персоналом и соблюдение требований законодательства.
Полный кадровый пакет документов для ООО — начинаем с нуля
Все необходимые в ООО кадровые документы условно можно разделить на следующие группы:
- Локальные нормативные акты:
- штатное расписание;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение о защите персональных данных работников;
- правила охраны труда работников.
- Распорядительные документы:
- приказы (о приеме на работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку и пр.), а также документы, на основании которых они были изданы (докладные записки, акты, графики выполнения работ и пр.);
- распоряжения.
- Документы, сопутствующие осуществлению работниками трудовой деятельности:
Заявление о приеме на работу и личная карточка
В заявлении обычно указывается фамилия, имя и отчество соискателя, дата рождения, образование, стаж работы, контактные данные и другие сведения, которые могут быть важны для работодателя.
Вместе с заявлением о приеме на работу часто предоставляется личная карточка. Личная карточка содержит основную информацию о сотруднике, включая его личные данные, адрес проживания, семейное положение и наличие детей, паспортные данные, информацию о предыдущих местах работы, должностях и пр.). Этот документ позволяет организации вести учет своих сотрудников и иметь всю необходимую информацию о каждом из них.
Заявление о приеме на работу и личная карточка являются важными документами как для работодателя, так и для кандидата на вакантную должность. Они помогают структурировать информацию о сотрудниках и создают базу данных, необходимую для учета и контроля персонала.
Уставное обеспечение кадровой деятельности
- Составление и утверждение должностных инструкций для сотрудников организации;
- Разработка и утверждение положения о структурных подразделениях, их полномочиях и ответственности;
- Формирование и ведение кадрового резерва для обеспечения высокой квалификации персонала;
- Разработка и ведение кадровой документации, включающей трудовые договоры, приказы о приеме на работу, командировках, отпусках и других изменениях в трудовых отношениях;
- Обеспечение сохранности и конфиденциальности персональных данных сотрудников организации;
- Организация системы мотивации и стимулирования персонала, включая разработку и применение системы премирования и вознаграждений;
- Проведение аттестации персонала для определения их профессиональных знаний и навыков;
В целях обеспечения эффективности кадровой работы рекомендуется вести анализ и систематическую проверку уставного обеспечения с учетом изменений в законодательстве и специфики организации.
Законы, регулирующие персональные данные
1. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»
Данный закон является основным нормативно-правовым актом, определяющим порядок обработки и защиты персональных данных в Российской Федерации. Он устанавливает обязанности операторов по обработке персональных данных, основные права субъектов персональных данных, а также процедуры получения согласия на обработку персональных данных.
2. Федеральный закон от 15 июля 2015 г. № 242-ФЗ «О внесении изменений в Закон Российской Федерации «О персональных данных»
Этот закон вносит ряд изменений в основной закон о персональных данных. Он расширяет права субъектов персональных данных, устанавливает новые требования к операторам по обработке персональных данных и вводит понятие «анонимизированные персональные данные».
3. Постановление Правительства РФ от 1 ноября 2012 г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»
Это постановление устанавливает конкретные требования к защите персональных данных при их обработке в информационных системах. Оно определяет обязательные меры по обеспечению безопасности персональных данных и правила их технической защиты.
Важно помнить, что незнание законов не освобождает от ответственности. Правильное и законное обращение с персональными данными – залог сохранности информации и защиты прав субъектов персональных данных.
Изменения в системе по найму и увольнению
С 1 января 2024 года вступают в силу важные изменения в сфере кадрового делопроизводства, касающиеся системы по найму и увольнению сотрудников.
Одно из ключевых изменений заключается в том, что работодатель должен теперь предоставить соответствующий контракт каждому новому сотруднику перед его принятием на работу. В контракте должны быть прописаны условия труда, заработная плата, график работы и другие существенные положения. Это изменение направлено на повышение прозрачности и защиты интересов работников.
Кроме того, новое законодательство предусматривает более жесткую ответственность работодателей за нарушение прав сотрудников при увольнении. Работодатель обязан предоставить письменное уведомление не менее чем за 30 дней до увольнения с указанием причин прекращения трудового договора. Также работодатель может быть обязан выплатить компенсацию сотруднику в случае необоснованного увольнения. Это изменение направлено на защиту работников от неправомерных действий со стороны работодателей.
| Изменение | Описание |
|---|---|
| Прозрачность трудовых отношений | Работникам должны быть предоставлены контракты с указанием условий труда и заработной платы. |
| Увольнение по справедливым причинам | Работодатель должен предоставить письменное уведомление о прекращении трудового договора и возможно выплатить компенсацию при необоснованном увольнении. |
Приказ о назначении генерального директора и руководителей подразделений
В соответствии с требованиями и положениями законодательства, кадровая документация ООО должна включать Приказ о назначении генерального директора и руководителей подразделений.
Приказ о назначении генерального директора является одним из основных документов, регулирующих работу организации. В этом документе фиксируется факт назначения генерального директора и указываются его полномочия.
Кроме того, приказом также назначаются и руководители подразделений ООО. В этом документе определяется, кто будет отвечать за управление определенной областью деятельности компании.
За подписью руководителя ООО и печатью компании, приказ о назначении генерального директора и руководителей подразделений становится официальным документом, который имеет юридическую силу. Этот документ требуется при регистрации ООО и может быть запрошен налоговыми органами или другими контролирующими органами.
Таким образом, Приказ о назначении генерального директора и руководителей подразделений является одним из основных кадровых документов, которые должны быть обязательно включены в кадровую документацию ООО.
Трудовой договор: формирование и регистрация
Формирование трудового договора начинается с указания реквизитов организации и работника, таких как полное наименование организации, ее место нахождения, ОГРН, ИНН, КПП, данные о работнике (ФИО, паспортные данные и прочее). Далее следует указание срока действия трудового договора, ставки оплаты труда, графика работы и других основных условий труда.
Важно помнить, что трудовой договор должен содержать сведения о порядке исполнения трудовых обязанностей, гарантиях социального и медицинского страхования, а также оказываемых льготах и компенсаций. Дополнительные условия, например, о секретности информации или ограничениях по переходу к конкурентам, также могут быть включены в трудовой договор, если они применимы к данному случаю.
После того, как трудовой договор сформирован, он подлежит регистрации в соответствующих органах. В случае ООО это может быть Управление Федеральной службы государственной статистики (Росстат) по месту нахождения организации. Для регистрации трудовой договора требуется подать заявление и предоставить копию договора. В некоторых случаях могут потребоваться дополнительные документы или сведения.
Правильное формирование и регистрация трудового договора являются важным аспектом кадрового делопроизводства в ООО. Это позволяет установить четкие правила и обязанности для работодателя и работника, а также обеспечить соответствие действующему законодательству и нормам трудового права.
Помните, что этот список содержит лишь общую информацию и не является исчерпывающим. В случае необходимости консультации или получения подробной информации, всегда обращайтесь к специалистам в области кадрового делопроизводства или юридической поддержки.
Трудовой договор как основной документ
В трудовом договоре должны быть указаны следующие обязательные элементы:
1. Сведения о сторонах договора: полное наименование ООО, инн и огрн, а также полное наименование работника и его паспортные данные.
2. Срок действия договора: указывается дата начала и предполагаемая длительность трудовых отношений.
3. Место работы и должность работника: указывается юридический адрес ООО и наименование должности согласно ТК РФ.
4. Режим работы: указывается количество рабочих часов в неделю, режим графика работы и прочие условия организации рабочего времени.
5. Условия оплаты труда: указывается размер заработной платы, система и сроки выплат, дополнительные льготы и компенсации.
6. Особые условия труда: могут быть включены дополнительные условия трудового договора в соответствии с требованиями и положениями ТК РФ.
Также, в трудовом договоре могут быть указаны другие условия, в зависимости от потребностей ООО и типа деятельности. Важно помнить, что трудовой договор является юридически значимым документом, который регулирует права и обязанности обеих сторон трудовых отношений. Поэтому его заключение и внесение обязательно для формирования полного и корректного кадрового документооборота ООО.
Новые профессии, которые появятся
С появлением новых технологий и изменениями в экономической сфере, с 2024 года ожидается возникновение ряда новых профессий. Эти профессии будут связаны с различными сферами деятельности и требовать от специалистов новых знаний и навыков.
Одна из таких новых профессий будет связана с разработкой и поддержкой искусственного интеллекта. Компании будут нуждаться в специалистах, которые смогут создавать и обучать алгоритмы искусственного интеллекта, а также настраивать их для конкретных задач.
Также, с развитием эко-технологий и устойчивого развития, появится новая профессия — экологический аналитик. Эти специалисты будут проводить исследования и оценку воздействия различных проектов на окружающую среду и разрабатывать стратегии по улучшению экологической ситуации.
Большую роль также сыграет развитие криптовалют и блокчейн технологий. Новая профессия — блокчейн-разработчик, будет востребована для создания и поддержки систем на основе блокчейна и криптовалютных платформ.
Современные тренды также указывают на необходимость появления профессии специалиста в области кибербезопасности. В связи с неуклонным ростом интернета и увеличением числа кибератак, этот специалист будет отвечать за защиту информационных систем и данных от хакерских атак.
Новые профессии будут требовать специального образования и постоянного обновления знаний. Тем не менее, эти возможности предоставят новые перспективы для тех, кто готов адаптироваться к изменяющимся требованиям рынка труда.
Кадровые документы в ООО: обязательные правила в 2024 году
В 2024 году ООО, как и раньше, должны соблюдать ряд обязательных правил в отношении кадровых документов. Ниже приведен полный список кадровых документов, которые должны присутствовать у ООО:
- Трудовые договоры: каждый сотрудник ООО должен иметь трудовой договор, оформленный в соответствии с трудовым законодательством.
- Личные карточки сотрудников: каждый сотрудник ООО должен иметь свою личную карточку, где указываются все данные, относящиеся к его трудовой деятельности.
- Приказы и распоряжения: все приказы и распоряжения руководства, связанные с персоналом, должны быть оформлены в письменном виде и храниться учетной кадровой службой.
- Списки работников: ООО должно вести актуальные списки работников, включая информацию о должности, занимаемой должностным лицом.
- Отчеты об испытательных сроках: ООО обязано подготавливать и хранить отчеты об испытательных сроках для новых сотрудников, которые необходимо предоставить в установленные сроки.
- Табель учета рабочего времени: для контроля за отработанным временем каждого сотрудника ООО необходимо вести табель учета.
- Наряды и акты выполненных работ: при выполнении работ, связанных с риском для жизни и здоровья работников, должны быть оформлены соответствующие наряды и акты выполненных работ.
- Медицинские и санитарно-эпидемиологические заключения: при необходимости сотрудника ООО должны обладать заключениями о состоянии его здоровья и санитарно-эпидемиологической готовности.
Соблюдение правил в отношении кадровых документов не только обеспечивает законность деятельности ООО, но и способствует эффективному управлению персоналом, улучшению качества работы и снижению рисков.
Положение о заработной плате
В положении о заработной плате прописаны критерии и правила, определяющие уровень заработной платы сотрудников в зависимости от должности, квалификации, стажа работы, величины отработанных часов и других факторов, учитывающихся при формировании заработной платы. Также данный документ устанавливает условия и порядок определения и выплаты премий, премирования за достижение определенных показателей, бонусов и компенсаций.
Целью положения о заработной плате является установление справедливых и прозрачных правил, обеспечивающих сотрудникам достойную оплату труда и мотивацию к эффективной работе. В положении определяются условия, при которых может изменяться размер заработной платы, например, при повышении должности, переходе на другую должность, увеличении стажа работы или при изменении товарного наряда.
Положение о заработной плате является документом внутреннего учета и является обязательным для всех сотрудников ООО. Ознакомление с данным документом обязательно при приеме на работу и должно быть подтверждено личной подписью. Критерии определения размера заработной платы и условия ее изменения, установленные в положении, должны быть выполняемыми и соответствовать действующему законодательству.
Список основных кадровых документов для ООО в 2024 году
В соответствии с действующим законодательством, ООО должно иметь следующие кадровые документы:
- Устав общества
- Положение о трудовом коллективе
- Политика в области персонала
- Коллективный договор
- План кадрового обеспечения
- Штатное расписание
- Должностные инструкции
- Трудовой договор
- Приказы о приеме на работу
- Трудовые книжки или электронные табеля
- Личные дела сотрудников
- Приказы об увольнении
- Приказы об отпусках
- Табель рабочего времени
- Заявления и справки от сотрудников
- Сведения о заработной плате и начислениях
- Расчетный листок
- Справки о доходах
- Договоры с подрядчиками и исполнителями
- Соглашения о конфиденциальности
Данный список не является исчерпывающим и может дополняться в зависимости от требований законодательства и особенностей деятельности ООО.